インボイス制度で気になる点は売り手側と買い手側がどうやってインボイスを保存しないといけないのかということだと思います。インボイスの保存方法といっても、紙の保存と電子の保存の2通りがありますが、インボイス制度がまだ始まっていないのでイメージがつきにくいでしょう。
そこで、今回はインボイスの保存方法をテーマに電子インボイスの保存方法も絡めて解説していきます。売り手側と買い手側でインボイス方法がどう違ってくるのかをお伝えしますので、インボイスの保存方法を知りたい実務担当者はぜひ、最後までご覧くださいね。
この記事をぜひ読んでほしい方
・インボイスの保存方法を知りたい実務担当者
・電子インボイスでの保存を検討している方
1.売り手側の保存方法について
前提として、売り手側は買い手側に渡したインボイスを一定期間の間保存しなければいけません。ちなみに、簡易インボイスの場合、レジの販売データや複数のインボイスが書かれている明細表の保存でも大丈夫なのです。なので、販売管理システムなどにデータで保存されているインボイスは、紙の保存だけではなく、電子データのまま保存することも認められています。
ただし、インボイスをメールやクラウド経由でシステム同士でデータをやり取りした場合は、電子帳簿保存法による電子データの保存ということで、電子データ保存要件を満たした販売システムを使わなければならなくなります。インボイスの保存期間はインボイスを交付もしくは受領した日から7年間の保存が必要です。
また、電子インボイスは税務職員が調べやすい状態にするために、電磁的記録を紙に印字して保存も可能です。もちろん、電子インボイスを電磁的記録のまま保存できますが、先ほども述べたように、電子帳簿保存法の電子データ保存要件に満たさなければいけませんので、電子帳簿保存法に対応したシステムを検討しなければならないので、注意が必要です。
保存が仕入税額控除の対象となることです。
2.買い手側の保存方法について
買い手側も売り手側と同様に仕入税額控除を受けるためにインボイスを一定期間の間、保存しなければなりません。インボイスは紙で保存もできますが、電子インボイスの場合は、電子データ保存の要件を満たさなければならないので注意してくださいね。
余談ですが、デジタル庁は「Peppol」という電子インボイスの標準仕様を公表しました。現在、各ベンダーが「Peppol」に対応したシステム開発を進めています。「Peppol」を導入している取引先同士であれば、電子インボイスデータをデータベース内でやり取りできるので非常に便利なものになります。DXや業務の効率化を検討している会社にとってはぜひ、検討してみてもいいものだと思います。
3.まとめ
今回は、電子インボイスを絡めたインボイスの保存方法について解説しました。今後、電子帳簿保存法の改正の影響で各会社はインボイスに対応したシステムを検討していくでしょう。システムを導入したからといって終わりではないので、電子インボイスの保存を検討している方にとって役に立つ記事であれば嬉しく思います。