電子帳簿保存法は、多くの企業にとって重要なテーマとなっています。
電帳法では、税務調査における透明性と効率化を目的とし、特に「スキャナ保存」を含む保存要件が規定されています。
特に、以下のような疑問を持つ方が多いのではないでしょうか。
- 出張旅費はどんなものがスキャナ保存の対象になるのか？
- 交通系ICカードを利用している場合の対応方法は？
- インボイス制度との関連性は？
この記事では、電子帳簿保存法に基づく出張旅費の処理について、具体的な対応方法を解説します。
実務で悩みがちな交通系ICカード利用時の対応やインボイス制度との関係についても触れていきますので、担当者としての対応方法をより明確に理解できます。
出張旅費の電子帳簿保存法の法対応
出張旅費とは、出張にかかった交通費や宿泊費などを会社の経費として精算するものです。
一般的に、従業員は旅費精算書を会社に提出し、それに領収書を添付することで精算が行われます。
電子帳簿保存法において、出張旅費の保存要件で重要なのは、これらの旅費精算書や領収書が会社の取引情報であり、電子保存が可能であることです。
スキャナ保存
- 紙の領収書をスキャンして電子データとして保存可能。
電子取引情報
- 交通機関の領収書を電子メール等で受け取る場合、電子データのまま保存。
また、企業によっては日当や宿泊費を実費精算とするケースもあります。
合理的な旅費規程に基づいて計算される日当は、経費として認められることを理解しておく必要があります。
インボイス制度では、出張旅費の支給に関する仕入税額控除の適用に例外規定があるため、旅費規程の見直しも重要な課題となります。
また、出張旅費の場合、以下のようなものがスキャナ保存の対象となります。
- 交通費領収書（新幹線のチケット、タクシーの領収書など）
- 宿泊費の明細（ホテルの領収書や宿泊証明書）
- 精算書（従業員が提出した経費精算書）
スキャナ保存が可能となることで、紙媒体の管理が不要となり、効率的な経費管理が実現します。
交通系ICカードを利用するケース
最近では、SuicaやPASMOなどの交通系ICカードが一般的に使用されています。
これらを利用する際の注意点を以下にまとめました。
会社所有のICカード
会社が所有する交通系ICカードの使用履歴は、会社の取引情報として扱われます。
履歴データをWebからダウンロードし保存する場合、これが「電子取引情報」として認められるため、電子帳簿保存法の対象となります。
従業員個人のICカード
業員個人が所有するICカードについては、使用履歴がそのまま出張の事実を証明するものとは見なされません。
旅費精算書と併せて添付書類やWeb履歴データを準備する必要があります。
保存の具体的方法
会社所有カードの場合
- 履歴データを電子的に保存することで対応可能です。
従業員個人カードの場合
- 使用履歴データを補足資料として添付し、精算書と共に管理します。
特に、個人所有カードの履歴が不十分な場合、補足的な書類（領収書や確認書）を用意することを忘れないようにしましょう。
インボイス制度との関連性
電子帳簿保存法とインボイス制度は密接に関連しています。
旅費に関しては、一部の支出がインボイス制度の適用対象外とされる場合があります。
その判断基準や適用範囲は旅費規程次第となるため、自社の規程を再確認し、法改正に対応する必要があります。
まとめ
本記事では、「電子帳簿保存法による出張旅費の対応」について解説しました。
電子帳簿保存法の適用範囲が広がる中で、実務担当者は適切な保存方法を理解し、システムの導入や業務フローの見直しを進める必要があります。
また、インボイス制度への対応も含め、企業の旅費精算プロセスを最適化することが重要です。
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