コロナ禍から急速にIT化が進み、企業の多くがDX(デジタルフォーメーション)について悩みを抱えています。特に経理部門では請求書や契約書といった紙の書類が多く、デジタル化が遅れているのが現状です。
経理部門をDX化するにあたってこんな悩みをお持ちではないでしょうか
- 経理部門をDX化したいけど、どれから手をつけていいのかわからない
- 紙の書類をペーパーレス化したいけど、高額なシステムを導入しないといけなくて難しそう
- 経理業務をDX化は現実的に実現可能なのだろうか
そこで、今回は「経理業務をDX化するには」というテーマでわかりやすく解説していきます。経理業務をDX化するといってもいろんな方法がありますが、ペーパレス化に絞ってお伝えします。ペーパレス化は経理業務をDX化するにあたって一番初めにしなければならないフェーズです。最後までこの記事を読むことで、経理業務DX化のメリットだけでなく、ペーパーレス化するために具体的にどういうことをしなけれなならないのかがわかりますので、ぜひ、最後までご覧ください。
この記事のオススメな方
- 経理業務をDX化しなけれなならない実務担当者
- 紙の書類で運用している中小企業の実務担当者
- DX化をこれから進めようと検討している方
目次
1.【経理部門におけるDXの課題】
1-1. 経理部門の業務50%以上は事務作業
経理部門業務の半分以上が事務作業に当てられているのが実態である企業が多いと思います。ルーティン作業で社員の経費精算や仕訳、仕入支払や売上回収でほぼ1日が終わってしまうこともありますよね。こうなる理由は、現金や紙やハンコがアナログ環境で仕事をしている場合、事務作業の時間が多くなる傾向があるのです。本当であれば、財務分析や予算編成などの経営管理に時間を割きたいのですが、事務作業が忙しく、経営管理に時間を割くことが課題とされています。
1-2. アナログにかかる費用よりデジタル化費用が高い
「デジタル化をした方が紙の使用よりもシステム導入なのでお金がかかるじゃない？」と思われる方も多いかもしれません。電子化であればシステム導入する必要もなく、スキャナやスマホのカメラ機能でも問題ないでしょう。システム導入といってもクラウドであれば、初期費用や月額利用料も利用容量やユーザー数に応じてリーズナブルな価格でサービスを利用することも可能です。また、運用面で何か問題があった場合も保守員に電話やメールで対応してもらうことも可能です。
2.【経理業務をDX化にするメリット】
2-1 作業を自動化することで、時間短縮できる
現金や紙やハンコをデジタル化することによって作業を自動化することが可能です。コンピュータによって作業を自動化することで、経理事務作業の処理時間が高速化されるので業務時間を短縮することができます。
2-2 人件費などのコスト削減ができる
アナログ環境からデジタル環境に変えることで、事務作業員のやっていた業務をコンピュータが代わりに処理するので残業時間を格段に減らすことができます。IT投資によって費用がかかる面もあるかもしれませんが、紙のコストや書類の保管スペースのコストに比べると経理のコストが大幅に削減できるでしょう。
3.【経理業務をペーパレス化するには】
3-1 ダブルディスプレイ用のモニターを設置
社員1人1台PCに加えてモニタを追加することで、今まで印刷していた書類を印刷することがなくなります。書類を印刷する代わりにモニタへPDF化された書類を確認すれば業務効率化を図ることもできるでしょう。
3-2 固定デスクを廃止してフリーアドレス化
最近、コロナ禍によりテレワークが普及されるようになってフリーアドレス化の企業が増えてきています。固定デスクを廃止してフリーアドレスにすることで、自席やキャビネットが使えなくなることから紙の書類をデジタル化しなければならなくなります。そうすると、紙の書類がなくなるので紙のコストだけでなく、オフィス全体のスペースも減らすことができるので家賃代の負担も抑えることができます。
4.まとめ
今回は、「経理業務をDX化するには」について解説しました。経理業務をDX化するにあたって、まずはアナログ環境から脱却しなければなりません。デジタル化にすることによって作業の自動化や人件費の削減といった効果がありますので、紙のペーパレス化から積極的に検討していきましょう。電子帳簿保存法やインボイス制度について気になる方は他の記事もご覧ください。