近年、企業のデジタル化が進み、経理業務においてもDX（デジタルトランスフォーメーション）が求められています。
特に、ペーパーレス化は業務効率化の要となる重要な課題です。
電子帳簿保存法（電帳法）の改正により、スキャナ保存や電子取引の要件が大幅に緩和されました。
改正内容を正しく理解し、適切に対応しなければ、税務調査の際に問題が生じる可能性があります。
また、スキャナ保存の手間を削減し、業務効率を向上させるためのツールとして、AI-OCR（人工知能を活用した光学文字認識技術）が注目されています。
電子帳簿保存法が改正され、厳格な要件が緩和されましたが、多くの経理担当者はこんな悩みがありませんか。
- 電子帳簿保存法の改正で何が変わったの
- 電子帳簿保存法の「スキャナ保存」の要件の実務対応を知りたい
- スキャナー保存の自動化できるツールはないのか
そこで、今回は「スキャナ保存とAI-OCRで経理業務をDX化」というテーマで解説していきます。
- 電子帳簿保存法の改正ポイント
- スキャナ保存の具体的な要件と実務対応
- AI-OCRを活用した業務効率化の方法
電子帳簿保存法改正後の経理対応
電子帳簿保存法の改正前と改正後の違い
電子帳簿保存法は1998年に施行され、2022年1月の改正前までは、厳格な要件を満たす必要がありました。
特に、税務署の事前承認が必要だったため、大企業を除く多くの企業は対応が困難でした。
2022年1月の改正により、以下の点が緩和されました。
- 税務署の事前承認の廃止：企業は任意のタイミングで帳簿書類を電子化可能
- スキャナ保存の要件緩和：一定の条件を満たせばスマートフォンやデジカメでの撮影も可能に
- 電子取引のデータ保存義務：電子メールやWeb経由の請求書は紙に印刷するのではなく、電子データで保存する必要あり
中小企業を含むすべての事業者がスムーズに電子化へ移行しやすくなりました。
電子取引の場合、デジタル保存が必要
電子帳簿保存法の改正により、電子取引においては、原本の電子データをそのまま保存することが義務付けられました。
具体的に、
- メールで受け取った請求書（PDF）
- クラウド上で発行された領収書や契約書
- インターネットバンキングの取引明細
などは、紙に印刷して保管するだけでは不十分となり、適切な電子保存が求められます。
紙の請求書や領収書のスキャナ保存の方法
スキャナ保存の要件
スキャナ保存とは、紙の書類をスキャナで読み取り、電子データとして保存することを指します。
電子帳簿保存法におけるスキャナ保存の対象となるのは、以下のような取引書類です。
- 請求書
- 領収書
- 契約書
- 注文書
- 見積書
これらの書類をスキャナ保存する場合、要件を満たしていないと税務上の証拠として認められない可能性があるため、注意が必要です。
スキャナ保存はデジカメやスマホ撮影も可能
電子帳簿保存法の改正により、スキャナ保存の手段として、従来のスキャナや複合機に加え、デジタルカメラやスマートフォンでの撮影も認められるようになりました。
ただし、以下の要件を満たす必要があります。
- 書類の改ざんを防ぐためのタイムスタンプ付与
- 解像度200dpi以上のカラースキャン（可読性の確保）
- 読み取ったデータが日付・金額・取引先を識別できること
これらの条件をクリアすることで、スマホでのスキャナ保存も認められ、業務の負担を軽減できます。
AI-OCRを利用してスキャナ保存
スキャナ保存は便利ですが、大量の書類をスキャンし、データ入力するのは時間と手間がかかります。
AI-OCRを活用すると、書類のテキストデータ化を自動化し、業務効率を大幅に向上させることができます。
AI-OCRとは？
AI-OCRとは、従来のOCR（光学的文字認識）にAI（人工知能）を搭載し、より高度な文字認識を可能にした技術です。
従来のOCRでは難しかった手書き文字の読み取りや、異なるフォーマットの帳票からのデータ抽出が可能となり、多くの業界で導入が進んでいます。
AI-OCRでできること
- 文字認識ミスを学習し、精度を向上
- 個性的な手書き文字や専門用語の識別が可能
- 大量の文字データを学習し、文脈理解も可能に
特に日本語は漢字、カタカナ、ひらがななど文字種が多く、従来のOCRでは認識が難しかったケースでもAI-OCRなら高精度で読み取ることができます。
AI-OCRツール導入のメリット
AI-OCRを導入することで得られる主なメリットは以下のとおりです。
- 高精度な文字認識：AIが学習を重ねることで、手書き文字や特殊フォーマットの書類も正確に読み取り可能
- 手入力作業の削減：書類のデータ入力を自動化し、人的ミスを減少
- 業務スピードの向上：処理時間を短縮し、経理部門の生産性向上に寄与
- クラウド連携：OCRで読み取ったデータを会計ソフトやERPシステムに自動連携できる
最近では、家計簿アプリにもAI-OCRが導入され、領収書をスマホで撮影するだけで、自動的に支出項目を分類できる機能もあります。
また、RPA（Robotic Process Automation）と組み合わせることで、AI-OCRが読み取ったデータを自動で入力することが可能になり、さらなる業務の自動化が実現できます。
- AI-OCRがデータを読み取る
- RPAがそのデータを基に業務処理を自動化
この連携により、従来の手作業が不要になり、コスト削減や業務のスピード向上が期待できます。
まとめ
今回は、「スキャナ保存とAI-OCRで経理業務をDX化」について解説しました。
経理業務のDX化を推進する上で、電子帳簿保存法の改正対応は不可欠です。
- 電子取引のデジタル保存義務化に対応する
- スキャナ保存の要件を理解し、適切に運用する
- AI-OCRを活用して業務の効率化を図る
これらの取り組みを行うことで、経理業務のペーパーレス化が実現し、作業負担を軽減できます。
経理DXを加速させるために、スキャナ保存やAI-OCRツールの導入をぜひ検討してみてください。
今後の経理業務の効率化に向けて、本記事が参考になれば幸いです。
