経理業務のDX化を進めていくなかで、ペーパーレスは非常に重要なポイントです。コロナ禍をきっかけにデジタル化を急速に導入する企業も増えましたが、紙の書類の文化が根強い企業もまだまだ残っています。ただ、デジタル化に成功した企業もペーパーレスができていない企業からの紙の請求書が郵送されたら紙のまま保管しなければなりません。
電子帳簿保存法が改正され、厳格な要件が緩和されましたが、多くの経理担当者はこんな悩みがありませんか。
- 電子帳簿保存法の改正で何が変わったの
- 電子帳簿保存法の「スキャナ保存」の要件の実務対応を知りたい
- スキャナー保存の自動化できるツールはないのかな
そこで、今回は「スキャナ保存とAI-OCRで経理業務をDX化」というテーマで解説していきます。経理業務をDX化する第一歩としてペーパーレス化が必要です。ペーパーレスと電子帳簿保存法の法対応は絡んでくる重要な内容ですので、法対応の実務対応も合わせて紹介します。
この記事を最後まで読むと、電子帳簿保存法の「スキャナー保存」要件の理解だけでなく、今注目されているAI-OCRとスキャナー保存の業務効率化についてもイメージできます。これからAI-OCRツールを検討する経理担当者の方に必見の記事ですので、ぜひ最後までご覧ください。
この記事のオススメな方
- 電子帳簿保存法の法対応に頭を抱えている実務担当者
- スキャナー保存の実務対応をする方
- これからAI-OCRツールの導入を検討している方
目次
1.【電子帳簿保存法改正後の経理対応】
1-1. 電子帳簿保存法の改正前と改正後の違い
電子帳簿保存法は1998年に施行されて2022年1月に改正するまでは厳しい要件を満たす必要がありました。この厳しい条件をクリアできたのが一部の大企業だけだったのです。
そして、2022年1月に電子帳簿保存法が改正され、今まで厳しかった要件が緩和されました。改正前と改正後で要件が緩和された点は税務署への事前承認の廃止になります。全ての事業者がどのタイミングでも帳簿書類を電子化することが可能になったのです。
1-2. 電子取引の場合、デジタル保存が必要
帳簿書類について、税法上では紙の保存が原則でした。電子帳簿保存法の改正により電子取引の場合は原本の電子データの保存を義務付けられるようになったのです。
電子取引とは、Webブラウザや電子メールなどからのPDFの請求書や購入履歴のデータのことで、電子的な状態で取引結果が記録されたものになります。なので、電子取引で印刷した紙についてはコピー(写し)という扱いになりますので、書類を原本に保存したことにならないことだけ注意してくださいね。
2.【紙の請求書や領収書のスキャナ保存の方法】
2-1 スキャナ保存の要件
スキャナ保存とは、書面をスキャナで読み取って電子データを保存することです。書面をスキャナで読み取ってデータを作成する方法になりますので、電磁的記録の対象にならないことは覚えておいてください。
スキャナは書面から読み取ることのできる取引書類全般が対象です。取引書類とは、相手方から受け取った注文書や契約書、領収書、見積書、請求書などになります。
2-2 スキャナ保存はデジカメやスマホ撮影も可能
紙の書類をペーパーレス化するためにスキャナ保存は欠かせません。紙の書類をスキャナや複合機で読み取ることはもちろん、デジタルカメラやスマートフォンで撮影して保存することも可能なのです。
ただし、紙の書類には定型フォーマットから非定型フォーマットまであらゆる種類がありますので、きちんと準備してからどう対応するのか十分考えていきましょう。
3.【AI-OCRを利用してスキャナ保存をする方法】
3-1 AI-OCRツールの導入
紙の書類をスキャナで読み取ったり、スマホで撮影したとしても、スキャナ保存をする分だけ工数がかかってしまいます。そこで、紙の書類を画像データに読み取るプロセスで役立つのがOCRスキャンになります。
OCRスキャンとは、書類のイメージ画像をOCRで処理することによって、文字列や数字をテキストデータに抽出できるものなのです。OCRスキャンとAI(人工知能)を組み合わせることによって作業の自動化が可能になりました。
3-2 AI-OCRツール導入のメリット
AI-OCRツールの導入メリットは、文字認識率の精度が高いからほとんどミスなく作業の自動化ができることです。AI(人工知能)は学習機能を利用して認識する文字のパターンをOCRに学習させることができるので、パターン化をどんどんすることで、認識率の精度が日々進化していきます。
最近では家計簿アプリなどで領収書のAI-OCEスキャンの実用化もされています。家計簿アプリではユーザーが毎日スマホで領収書を撮影してAI-OCRに学習させて支出内容を判断させ、どんな費用がいくらかかったのかを自動で判別できる仕組みまで構築を実現しました。AI-OCRを導入することで、スキャン保存が作業を効率よく経理DXの実現をサポートしてくるといっても過言ではありません。
4.まとめ
今回は、「スキャナ保存とAI-OCRで経理業務をDX化」について解説しました。最近、AI-OCRツールを導入している企業も増えてきています。経理業務をDX化する第一歩としてAI-OCRツール導入を検討してもいいかもしれませんね。電子帳簿保存法やインボイス制度など経理に関する記事を投稿していますので、もし興味がある方は他の記事もご覧ください。