2024年1月の電子帳簿保存法改正により、「電子取引データの保存」が完全義務化されました。
書類のペーパーレス化やデジタル化に向けて、多くの企業が電帳法対応のシステムを導入する動きが活発化しています。
電帳法対応するためには、JIIMA認証のシステムかどうかが重要です。
JIIMA認証に対応したソフトウェアを導入すれば、電子データの管理におけるリスクを大幅に軽減し、法的要件を満たした運用が可能になります。
今回は電帳法からJIIMA認証対応システムのメリットというテーマで紹介します。
経理担当者に関わらず、電帳法に興味がある方やJIIMA認証のシステム営業の方はぜひ最後までお読みください。
JIIMA認証とは
JIIMA認証とは、公益社団法人日本文書情報マネジメント協会（JIIMA）が認定する制度のことで、電子帳簿保存法の要件を満たしたソフトウェアを証明するものです。
JIIMA認証の目的
JIIMA認証は、電子帳簿保存法の要件を満たすソフトウェアを簡単に導入できるようにするために設けられました。
認証を取得した製品は、適切なデータ管理基準に準拠していることの証明ともなります。
JIIMA認証は、市販の会計ソフトや文書管理システムが電子帳簿保存法の要件に適合しているかを審査し、基準を満たした場合に認証を付与する制度です。
認証ロゴが付与された製品は、法的要件をクリアした信頼性の高いソフトウェアであることが保証されます。
JIIMA認証の種類
JIIMA認証には、対象となるソフトウェアの種類やチェック項目に応じて5つの制度が設けられています。
- 電帳法スキャナ保存ソフト法的要件認証
- 電子帳簿ソフト法的要件認証
- 電子取引ソフト法的要件認証
- 電子書類ソフト法的要件認証
- アーカイブ用光ディスク認証
それぞれの特徴を詳しく見ていきましょう。
電帳法スキャナ保存ソフト法的要件認証
この認証制度は、スキャナ保存用ソフトウェアが電子帳簿保存法の要件を満たしているかを評価するものです。
スキャンデータの解像度や保存形式など、法的要件を満たしていない場合、そのデータは正式な電子文書として認められません。
認証を取得したソフトウェアを使用することで、適法なスキャナ保存が可能になります。
電子帳簿ソフト法的要件認証
電子帳簿保存法に準拠した会計ソフトが、適切に帳簿を作成・管理できるかを確認するための認証制度です。
この認証を受けたソフトを使用すれば、国税関係帳簿の適正な保存が可能になります。
電子帳簿ソフトは、会計データの保存・管理を自動化できる便利なツールですが、誤った運用をすると帳簿が無効になる可能性があります。
JIIMAは国税庁の依頼を受け、電子帳簿ソフトが法的要件を満たしているかを評価する認証制度を運営しています。
帳票の作成・保存・検索機能が適切に動作し、電子帳簿保存法に準拠した運用が可能かどうかを判断します。
電子取引ソフト法的要件認証
電子取引に関わる書類を適正に保存するためのソフトウェアが、電子帳簿保存法の要件を満たしているかを認証する制度です。
紙で発行された書類を電子データとして保存する際の基準適合性を確認する役割を担っています。
電子メールやクラウドサービスも含まれるため、適用範囲は広範囲に及びます。
電子取引ソフト法的要件認証は、電子取引データの保存が適切に行われているかを評価し、法的要件を満たしたソフトウェアに対して認証を与える制度なのです。
電子書類ソフト法的要件認証
電子取引の証憑を電子データで保存する際に、法的要件を満たしているかを認証する制度です。
電子化された請求書や領収書などの保存に関する適合性をチェックします。
この認証制度は、国税関係の書類を電子ツール（Excelなど）で作成・保存する場合に適用されます。
決算関係書類や取引関係書類の適切な保存が求められ、以下の3つのパターンで認証が行われます。
- 決算関係書類の作成・保存
- 取引関係書類の作成・保存
- 取引関係書類の保存
電子取引ソフト法的要件認証と似ていますが、こちらは「作成した書類やその控えの保存」に焦点を当てています。
JIIMA認証を取得したソフトウェアを選ぶメリット
JIIMA認証を取得しているソフトウェアは、電子帳簿保存法の要件を満たした形で書類を作成・保存できることを意味します。
法的リスクを回避しながらコスト削減を実現できるため、多くの企業にとって導入する価値があります。
チェック作業の手間を削減できる
JIIMA認証を取得したソフトウェアの最大のメリットは、電子帳簿保存法に適合していることを確認する手間やコストを削減できる点です。
企業が電子帳簿保存法に対応する目的は主に以下の2つが挙げられます。
- 取引先や法令による要請
- 業務効率化の促進
電子取引を行う際に、複数のツールを使用している場合、それぞれの書類が電子帳簿保存法の要件を満たしているかを個別にチェックする必要があります。
JIIMA認証済みのソフトウェアを導入すれば、電子データを作成・保存するたびに法的要件を満たしているかを確認する手間が省けます。
人的コストや時間的コストを削減し、業務の効率化を実現できます。
税務調査時のリスクを軽減
電子帳簿保存法の改正により、電子データ保存の要件は緩和され、電子取引の導入ハードルは低くなりました。
その一方で、不正防止のための罰則が強化され、法令を順守した適切な運用が求められています。
違反が発覚すると、青色申告の承認取り消しや追徴課税、会社法に基づく過料の支払いなどのペナルティが課せられる可能性があります。
金銭的なリスクだけでなく、企業の信用リスクにもつながるため、適切な対策が必要です。
JIIMA認証を取得したソフトウェアを導入することで、これらのリスクを大幅に軽減できます。
JIIMA認証対応ソフトを選ぶ際のポイント
JIIMA認証を取得したソフトウェアを選定する際には、機能だけでなく、他の要素も重要です。以下の6つのポイントをチェックしましょう。
- 必要な機能の洗い出し
- 事業規模に適したソフトウェアの選定
- サポート体制
- 無料トライアルの有無
- バージョンアップ
必要な機能の洗い出し
ソフトウェアによって機能や性能は異なるため、自社の業務に必要な機能が備わっているかを確認しましょう。
例えば、以下のような機能が求められることがあります。
- スキャナ保存
- 取引データの保存
- 帳簿の作成・保管
- 財務情報の管理
- 帳票書類の作成・送付・保管機能
- データの検索機能
- 外部システムとの連携機能
- セキュリティ対策
すべての機能を備えている必要はありませんが、過不足なく選定することが大切です。
事業規模に適したソフトウェアの選定
事業の規模に応じて適したソフトウェアを選びましょう。
小規模企業が大企業向けの高機能ソフトウェアを導入しても、使用しない機能が多く、コストが無駄になる可能性があります。
機能が多いほど料金が高額になる傾向があるため、適正な範囲で選定することが重要です。
サポート体制
ソフトウェア導入時にはトラブルが発生する可能性があるため、サポート体制の充実度も重要です。
導入直後は不明点が多く発生するため、迅速なサポートが受けられるかを事前に確認しましょう。
無料トライアルの有無
ソフトウェアの使い勝手や業務適合性を確認するために、無料トライアルを活用するのがおすすめです。
これまで本格的にソフトウェアを活用してこなかった企業にとっては、利用者の意見を収集する良い機会となります。
バージョンアップ
法改正や業務環境の変化に伴い、ソフトウェアのアップデートが必要になることがあります。
クラウド型であれば自動更新が可能な場合が多いですが、買い切り型の場合は手動で更新が必要になることもあります。
スムーズなバージョンアップが可能かどうかも、選定の重要なポイントです。
まとめ
今回は電帳法からJIIMA認証対応システムのメリットについて解説しました。
電帳法対応システムを選定するうえで、JIIMA認証対応ソフトは欠かせません。
電子帳簿保存法に対応した書類管理を行うためには、JIIMA認証を取得したソフトウェアの導入が有効です。
認証ソフトを利用することで、法令要件を満たしつつ業務効率化を図ることができます。
ソフトウェアを選定する際には、機能・コスト・サポート体制などを総合的に判断することが重要です。
適切なソフトウェアを選ぶことで、法的リスクを回避しながら、スムーズな業務運営を実現しましょう。
